Online vertrouwen in een interactief webinar

Online vertrouwen

Dilemma’s

Het was een dilemma voor ons als facilitators van een webinar over online intervisie. De 20 aangemelde deelnemers kwamen natuurlijk maar kort bij elkaar en dan ook nog alleen online. Ze kenden elkaar niet. En toch wilden we vertrouwen creëren en samen op een goede manier als proef kort een intervisiecasus van een van de deelnemers bespreken. Zoveel onderling vertrouwen dat in die casus een deelnemer ons een werkelijk dilemma voorlegt. En daarmee dus ook zijn of haar professionele kwetsbaarheid toont. Als is het maar voor even.
Maar als facilitator en psycholoog wilde ik ook vanuit mijn beroepsethiek handelen. De veiligheid en de vertrouwelijkheid waarborgen. En zoveel kwaliteit leveren dat de casusinbrenger zich gezien en gehoord voelt.

Hoe ontwerpen we dit webinar zodat dit mogelijk wordt en hoe faciliteren we het?

Dit was het vraagstuk dat voorafging aan het interactief webinar dat Hans Paul Sparenberg (InteractionViewer) , Sibrenne Wagenaar en ik op 7 maart via de LOSmakers hebben gehouden. Lees hier ook Sibrenne’s blog over de aanleiding, structuur en de opbrengst van dit webinar.

Benodigde vertrouwen

Het voert hier te ver om diep in te gaan op het brede en interessante onderwerp van (professioneel) vertrouwen. De focus ligt hier op het benodigde vertrouwen voor de totstandkoming van dit webinar.
Dat vertrouwen komt voor mij, zoals ik het nu zie, in grote lijnen overeen met ‘active trust’. Pauline Voortman (Trustworks), beschrijft dit in haar interessante proefschrift (p. 31, Vertrouwen Werkt, Amsterdam | Rome, 2012). Zij haalt daar organisatiewetenschapper Guido Möllering aan die in zijn dissertatie (2003) vanuit de sociale wetenschappen drie stromingen onderscheidt waarmee het thema vertrouwen wordt benaderd:

“De derde stroming noemt hij de as-if approach die omschreven kan worden als ‘active trust ‘waarbij het gaat om het proces van de ontwikkeling van vertrouwen tussen personen. Hij citeert Giddens (1994b,186f) die schrijft: ‘Active trust is trust that requires to be ‘worked on’ continuously by the actors involved through mutual openness and intensive communication; it reflects contingency and change in an ongoing process of reflective constitution’.” (p.31)

Zonder deze ‘active trust’ is naar mijn idee een goede intervisiesessie niet mogelijk, ook al is die kort en online.

Wat zijn de voorwaarden om online iets van dit vertrouwen te creëren? Wat werkte wel en wat werkte niet in dit webinar?

Voorbereiding

  • Een goede voorbereiding geeft structuur en biedt daarmee veiligheid. Dus een goed draaiboek, een goed geformuleerde opdracht voor de deelnemers en duidelijke afspraken tussen de drie facilitators. Zoals voor een deel natuurlijk ook geldt voor face to face trainingen.
  • Aanmeldingen voor het webinar op het laatste moment werden niet meer toegelaten als de deelnemer niet ook van tevoren zijn of haar casus via de InteractionViewer wilde invullen. Dit om te voorkomen dat er gebrek aan commitment was bij sommige deelnemers. Dit zou ook weer verstorend kunnen werken op het gevoel van veiligheid van de andere deelnemers. Of de deelnemer zijn of haar casus van tevoren met de andere deelnemers wilde delen of niet, was vanzelfsprekend een eigen keuze.
    Wat werkte? De structuur werkte naar mijn idee bij het creëren van een open houding. Ook leken alle deelnemers geïnvolveerd en bereid een open gesprek aan te gaan. Maar de techniek haperde wat en dat is een element dat verstorend werkt op de structuur en de online veiligheid. Een goed werkende techniek is zeer belangrijk voor een online synchrone interactieve bijeenkomst. Meer dan face to face zijn we voor het totstandbrengen van onderling contact dan afhankelijk van die techniek.

Vertrouwelijkheid

  • Deelnemers kenden elkaar niet van tevoren en hadden ook geen apart document getekend met door hen zelf opgestelde uitgangspunten zoals gebruikelijk in een intervisiegroep. Wij kozen om in de uitnodigingsmail het zo te formuleren: “Vanwege het eenmalig karakter van deze toolverkenning, kiezen we voor de oplossing om hierbij jouw inlog in iV in de groep De LOSmakers ook aan te merken als toezegging dat je de informatie uit de casussen en datgene wat daarover wordt gedeeld in het webinar op 7 maart, niet met anderen buiten de iV groep De LOSmakers zal delen.”. Daarnaast konden deelnemers voor het webinar zelf er bij het invullen van hun casus in de InteractionViewer voor kiezen om hun casus al dan niet te delen met anderen.
  • Als facilitators namen we het besluit om het webinar niet op te nemen, ook niet na eventuele toestemming van de deelnemers. Wij waren van mening dat dit inbreuk zou betekenen op het vertrouwen dat tijdens het webinar opgebouwd moest worden. Ook leek het in strijd met de ‘intervisie-gedachte’ die uitgaat van een veilige ruimte, waar voor iedere deelnemer vertrouwelijkheid gewaarborgd is.
    Wat werkte? Sommige deelnemers gaven aan dat het een belemmering was geweest om open te zijn, omdat zij elkaar niet kenden. Een enkeling had daarom geen casus ingevuld. Voor anderen was het voldoende geweest dat het onderwerp van vertrouwelijkheid op bovenstaande manier was vorm gegeven in de uitnodigingsmail. De meesten gaven aan wel vertrouwen te ervaren gedurende het webinar.

Intervisiemethode

  • Van tevoren was er door Hans Paul Sparenberg en mij naar ingediende casussen gekeken en was er een soort voorselectie gemaakt welke casussen mogelijk geschikt waren voor de korte intervisieronde in het webinar. Deze overweging is voorgelegd aan de deelnemers met de vraag wie van deze ‘geselecteerden’ zijn of haar casus zou willen voorleggen aan de anderen.
  • Als facilitator van de korte intervisiesessie van 20 minuten heb ik gekozen voor de methode Helpende Vragen (p. 213, Monique Bellersen, Inez Kohlmann, Praktijkboek Intervisie, Kluwer, 2013). In deze methode wordt vrijwel geen advies gegeven en de inbrenger houdt controle op de aan haar of hem gestelde vragen. Naar mijn idee bood dit de beste veiligheid voor de inbrenger en zouden er geen zaken opgeroepen worden die in het korte tijdbestek van 20 minuten niet uitgewerkt zouden kunnen worden.De deelnemers stelden hun vragen naar aanleiding van de casus in de chat. De inbrenger beantwoordde de gestelde vragen mondeling. Als facilitator las ik de vraag uit de chat voor en vroeg aan de inbrenger of ze die wilde beantwoorden of niet.
  • Wat werkte? De inbrenger gaf aan dat zij zich in de intervisieronde prettig had gevoeld en vertrouwen had ervaren. Ze was ook werkelijk met haar casus verder gekomen. Deelnemers gaven later aan dat de vragen in de chat voor hen snel onoverzichtelijk werden. Zij stelden ook voor dat gedragsregels voor het hanteren van de chat wenselijk zouden zijn, zodat er geen storende andere uitwisselingen leesbaar zouden zijn. Dit zou het overzicht en daarmee waarschijnlijk de veiligheid vergroten.

Welke kennis en inzichten heeft deze korte online intervisieproef wat betreft online vertrouwen ons zoal opgeleverd?

  • De algehele indruk dat online intervisie een grote potentie heeft. Dat het mogelijk is om online in een groep tot vertrouwen te komen.
  • Dat het meer dan bij face to face intervisie om een zeer goede voorbereiding vraagt. Dat er nog veel meer ervaring in de uitvoering nodig is.
  • Dat de techniek in principe vlekkeloos moet verlopen, omdat een niet werkende techniek, meer dan bij een gewoon webinar, het vertrouwen en de diepgang ondermijnt.
  • Dat er een maximaal aantal deelnemers van 5 tot 8 nodig is voor structurele online intervisie. De groep van 20 werd als te groot ervaren. Online is dat bijvoorbeeld al direct merkbaar bij het gebruik van de chat voor de vragen. Het was natuurlijk ook maar een proef binnen een webinar.
  • Dat de vraag opkomt of er eerst al dan niet een of meer face to face intervisie sessies nodig zijn.

Leren vanuit Vertrouwen

vertrouwen

Hoe brengen we kwalitatief goede professionele gesprekken op gang, waarbij vertrouwen en veiligheid werkelijk gewaarborgd zijn? Dit blijft voor mij als facilitator een inspirerende vraag. Vertrouwen en veiligheid zijn een voorwaarde om als deelnemer aan het professionele gesprek kwetsbaarheid te kunnen tonen en een voorwaarde om diep te kunnen leren.

Onderzoek van aannames
Leren aan de oppervlakte, waarbij je vanuit je gebruikelijke aannames een praktische oplossing voor een probleem zoekt, is soms gewoon nodig en nuttig. Maar leren waarbij je die eigen aannames juist onderzoekt, komt natuurlijk veel dichter bij jezelf, roept meer onzekerheid en angst op en vraagt daarom meer van de leeromgeving. Daarmee ook van de facilitator en van de gebruikte tools. Intervisie leiden noem ik daarom, net als coaching, een ‘professionele kunst’.

InteractionViewer
Vorige week had ik een interessant gesprek in Leiden met mijn collega Hans Paul Sparenberg. Hij ontwikkelde de InteractionViewer een online tool om intervisiecasussen vooraf goed uit te werken. Het is ook mogelijk die (later) in te zetten voor andere gespreksvormen. Het interessante voor mij is dat deze tool gebaseerd is op cognitief psychologische uitgangspunten. Daarmee valt al in het begin van intervisie een grote slag te maken: de casus wordt vooraf, diep uitgewerkt (de intervisie is al begonnen!) en het bevordert de commitment, de discipline van de inbrenger. Het stimuleert ook om al over zijn of haar aannames na te denken. En je doet het online!

Hans Paul en ik gaan samen met Sibrenne Wagenaar op 7 maart via de Losmakers een webinar leiden waarbij we met collega’s gaan onderzoeken hoe deze tool voor ons werkt. Een kleine pilot en natuurlijk geen echte intervisie, maar ook nu wil ik onderzoeken hoe we de kwaliteit van dit professionele gesprek zo hoog mogelijk kunnen houden. Dus: Hoe blijft het veilig, wat is er nodig om vertrouwen op te bouwen en, misschien nog belangrijker, dit vertrouwen ook waar te maken?

Drie tools met betrekking tot Online Intervisie

online intervisie tools

1. Emtbe.com oftewel e-intervisie. Het is een tool die intervisie:

online intervisie 1

  • Schriftelijk uitvoert en asynchroon.
  • Maakt gebruik van 9 bekende verschillende intervisiemethoden, zoals Balint, incidentmethode, tien-stappen etc.
  • De facilitator maakt een groep aan, voert gegevens deelnemers in en plant de tijdspanne van de fasen.
  • De facilitator start het intervisieproces en bewaakt de voortgang door de verschillende fasen van de methodiek heen. Maar de digitale omgeving structureert zelf die fasen.
  • De facilitator stuurt af en toe vanuit de portal mails om de voortgang van de intervisie te bewaken. De rol van de facilitator is nog steeds belangrijk en gepleit wordt voor een aparte facilitator.
  • Het schrijfproces dwingt deelnemers de vragen goed te formuleren.
  • De mails lopen via een beveiligde server. Het proces is dus in digitaal opzicht veilig en vertrouwelijk.
  • De gehele intervisiegroep, met facilitator, wordt weer beheerd door E-intervisie BV. Een ingreep kan plaatsvinden bijvoorbeeld bij uitval van de facilitator.
  • De tool kan ook documenten opslaan.
  • De tool maakt de logistiek van intervisie handig en overzichtelijk en garandeert de voortgang.
  • De intervisie kan van over de hele wereld plaatsvinden.
  • De tool is beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels.
  • Er vindt binnen de tool geen synchrone interactie plaats. Dit kan wel in de intervisiegroep in een F2F bijeenkomst, naast de tool plaatsvinden. Zo kan de tool een aanvulling zijn op F2F intervisie bijeenkomsten.
  • Om de tool te kunnen toepassen moet een groep liefst eerst bekend zijn met F2F intervisie. Uiteindelijk kunnen er binnen een intervisiegroep bijvoorbeeld 3 F2F bijeenkomsten zijn en 5 digitale sessies.
  • De tool kan ook voor supervisie gebruikt worden.
  • De tool kost 250 euro per jaar (basislicentie), of 1500 euro voor organisaties.

 

2. Interaction Viewer oftewel iV. Het is een tool die intervisie:

online intervisie 2

  • Ziet als een toepassing voor online kwalitatieve dataverzameling.
  • De tool kan bijvoorbeeld ook toegepast worden in de verkennende fase van strategieontwikkeling of conflictmanagement.
  • De tool heeft een cognitief psychologische, wetenschappelijke basis en past die kennis toe op het gebied van oordeelsvorming.
  • Het richt zich op het plannen van de bijeenkomsten en het voorbereiden, delen en verdiepen van de casussen.
  • De tool werkt niet met een bepaalde intervisiemethode.
  • Het doel is om online sterke casussen te creëren, die voor de bijeenkomst gedeeld kunnen worden. De uitgewerkte online casus kan ook tijdens de F2F bijeenkomst op een beamer getoond worden.
  • De tool stelt vragen aan de inbrenger over zijn nog uit te werken casus, doet de situatie verkennen, laat met antwoorden schuiven en ze (her)groeperen. De tool werkt ook visueel, maar is gebaseerd op tekst.
  • Uiteindelijk ontstaat een door de inbrenger uitgewerkte casus, die vooraf digitaal gedeeld wordt met de deelnemers en die ingebracht gaat worden bij de F2F bijeenkomst.
  • De online tool bevordert dus het prework voor de F2F intervisie van zowel de inbrenger als de deelnemers.
  • De tool bevordert de discipline van het intervisieproces wat betreft de analyse van casus en ook wat betreft de planning van de bijeenkomsten.
  • De tool maakt de opbouw van een casusbestand mogelijk van waaruit geleerd kan worden door de groep.
  • De tool biedt het formuleren van ‘lessons learned’.
  • Tijdens het proces is altijd ondersteuning beschikbaar vanuit iV.
  • De tool kost 37,50 euro per maand.

 

3. Zoom oftewel Zoom.us. Het is een tool die online synchroon werken mogelijk maakt en:

online intervisie 3

  • Gebruikt wordt als een alternatief van bijvoorbeeld Skype, omdat het stabieler is en meer mogelijkheden heeft.
  • Het biedt ook een meer zakelijke werk/leer omgeving.
  • Het wordt gebruikt voor webinars, coaching, synchrone online leergroepen etc.
  • Het heeft daarnaast een chatfunctie, een whiteboard, screenshare, je kan Powerpoint uploaden. Je kan ook alle video’s uitzetten, subgroepen vormen, schermen naast elkaar (gallery view). Het is dus heel flexibel en dynamisch.
  • Je kan sessies in MP4 opnemen en opslaan. Dit kan bijvoorbeeld reflectie achteraf weer bevorderen.
  • Zoom is te gebruiken voor online synchrone intervisie: samen in gesprek, met vragen/opmerkingen in de chatfunctie, de facilitator tekenend op het whiteboard.
  • Om dit goed te begeleiden zou een tweede facilitator nodig kunnen zijn.
  • Je gebruikt zo de kracht van de persoonlijke interactie, de kracht van het schriftelijk verwoorden van vragen/opmerkingen en de kracht van het visuele (whiteboard).
  • Zoom kost 15 dollar per maand.
  • Zoom is geschikt om online synchroon intervisie te doen, over grote afstand en met verschillende landen bijvoorbeeld. In de praktijk blijken daarbij F2F sessies niet zo gemist te worden. Die zouden er wel kunnen zijn, maar dienen dan meer het doel van de ‘menselijke, sociale behoeften’.

Conclusie:
De drie tools hebben allemaal hun sterke kanten en bieden verschillende voordelen. Voor online intervisie lijkt een combinatie van verschillende tools het beste.